Privacyverklaring

Processen

Onderstaand vindt u de processen die plaatsvinden binnen onze organisatie. Per proces wordt er een korte omschrijving van het doeleinde gegeven met daarbij de persoonsgegevens die in het proces worden verwerkt. Ook ziet u welke derde partijen uw persoonsgegevens (mogelijk) ook verwerken.

Algemene email-communicatie

Doel: Algemene communicatie met externen via e-mailcontact.

Om met u te communiceren per e-mail verwerken wij onderstaande gegevens van u. Dit betreft communicatie die niet behoort bij andere verwerkingen die worden beschreven in deze privacyverklaring.

Het kan noodzakelijk of wenselijk zijn dat we later terug kunnen zoeken in de correspondentie. Daarom bewaren wij deze gegevens gedurende 1 jaar.

Website-gebruik

Doel: Het analyseren van websitebezoek en het optimaliseren van de gebruikerservaring.

Analytische cookies helpen de eigenaar van de website inzicht te krijgen in het bezoekersgedrag door anoniem informatie te verzamelen.

Contactformulier website

Doel: Het ontvangen van vragen en opmerkingen via het contactformulier op de website van Wagtmans Verzekeringen.

Via onze website kunt u contact met ons opnemen. Wij beantwoorden uw bericht per e-mail of telefoon. Door op “Verzenden” te klikken geeft u aan akkoord te gaan met de verwerking van onderstaande gegevens.

Prospects

Doel: Het registreren van potentiële nieuwe relaties. Meestal op initiatief van de prospect zelf op zijn/haar adviseur.

Het kan zijn dat uzelf of uw adviseur bij ons aangeeft mogelijk interesse te hebben in onze dienstverlening. Om daarbij een goed beeld te vormen van uw situatie, verwerken wij enkele gegevens.

Aangaan en onderhouden klantrelatie

Doel: Alle handelingen die benodigd zijn voor het aangaan van een klantrelatie. Hierbij valt te denken aan het opstellen van offertes, het verwerken van een aanvraagformulier, etc. Daarnaast ook het onderhouden van de klantrelatie door bijvoorbeeld periodiek actualisatieformulieren te verwerken.

Om u goed van dienst te kunnen zijn als assurantietussenpersoon, vragen wij diverse gegevens bij u op. Welke dit exact zijn hangt af van het type verzekering dat u via ons sluit. Ook tijdens de looptijd van de polis verwerken wij verschillende persoonsgegevens om uw verzekering actueel en passend te houden.

Na afloop van de polis bewaren wij deze gegevens nog 10 jaar, om zo onze zorgplicht aan te kunnen tonen.

Wwft-check / ID-check

Doel: Uitvoeren van het cliëntonderzoek in het kader van de Wwft (Wet ter voorkoming van Witwassen en Financieren van Terrorisme).

Bij het (voornemen tot het) afsluiten van bepaalde verzekeringen zijn wij verplicht een zogenaamd “cliëntonderzoek” uit te voeren. Dit komt voort uit de Wwft. Onderdeel van dit cliëntonderzoek is dat wij aantoonbaar uw identiteit moeten vaststellen en verifiëren via een identiteitsbewijs. Wij hebben hierbij het recht een kopie van uw identiteitsbewijs te maken, waarbij wij uw pasfoto en BSN afschermen.

Schade-afhandeling

Doel: Het afhandelen van een schademelding, begeleiden van een schade-inspectie en bijbehorende communicatie met de verzekeringsmaatschappij.

Ten behoeve van de afhandeling van uw schademelding verwerken wij mogelijk onderstaande gegevens. Ook kan het zijn dat wij u uitleggen waarom de verzekeraar een bepaald besluit omtrent de schade-uitkering heeft genomen, op basis van uw polisvoorwaarden.

Voor wat betreft de telefonische communicatie, verwijzen wij u aanvullend ook nog naar het proces “Telefonie” in deze privacyverklaring.

Telefonie

Doel: Het opnemen en terugluisteren van telefoongesprekken.

Alle telefoongesprekken van Wagtmans Verzekeringen worden opgenomen. Op die manier leggen voor onze gezamenlijke belangen vast wat er is besproken. Alleen de gesprekken die relevant zijn worden voor langere periode bewaard. De overige telefoongesprekken verwijderen wij na 1 maand.

Debiteurenadministratie

Doel: Het voeren van een debiteurenadministratie.

Voor onze debiteurenadministratie zijn wij wettelijk verplicht diverse gegevens te verwerken en gedurende langere periode te bewaren. In bepaalde gevallen zijn dit persoonsgegevens, bijvoorbeeld wanneer de debiteur een natuurlijk persoon is. Daarnaast sturen wij u mogelijk betalingsherinneringen, indien een factuur of premie niet betaald is.

Crediteurenadministratie

Doel: Het voeren van een crediteurenadministratie, inclusief het verrichten van betalingen.

Voor onze crediteurenadministratie zijn wij wettelijk verplicht verschillende gegevens te verwerken en gedurende langere periode te bewaren. In bepaalde gevallen zijn dit ook persoonsgegevens, bijvoorbeeld wanneer u als zelfstandige werkzaam bent.

Sollicitanten

Doel: Het in behandeling nemen van sollicitaties

Op het moment dat je bij Wagtmans Verzekeringen solliciteert, dan ontvangen we graag een motivatiebrief en CV. Zo kunnen we bekijken of er een mogelijke match is. Er volgen dan nog persoonlijke gesprekken om een beter beeld te krijgen; voor jou als sollicitant en voor ons als potentieel nieuwe werkgever. Het kan zijn dat we je daarbij om je huidige salarisstrook vragen. Deze mag je aan ons dan verstrekken, maar je bent hier niet toe verplicht. Als je deze salarisstrook liever niet verstrekt dan zal dat verder geen invloed hebben op onze keuze om je wel of geen aanbod te doen.

Management informatie

Doel: Het genereren van inzicht in diverse activiteiten van Wagtmans Verzekeringen ten behoeve van het verbeteren van de organisatie en dienstverlening.

Wagtmans Verzekeringen is een lerende organisatie. Hiervoor is soms inzicht benodigd in bestaande data, waaronder persoonsgegevens. Wagtmans Verzekeringen heeft een gerechtvaardigd belang om hieruit management informatie te destilleren. Hierbij zorgen we er natuurlijk wel voor dat de brondata zoveel als mogelijk wordt verwijderd of gepseudonimiseerd.

Om effecten van bijsturing te kunnen zien, is het nodig dat Wagtmans Verzekeringen deze management informatie gedurende langere tijd bewaard.

Camera-toezicht

Doel: Het beveiligen van het kantoorpand en medewerkers.

Om uw en onze eigendommen en veiligheid te waarborgen, wordt op enkele plekken in en om ons pand gefilmd. De camera’s staan zichtbaar opgesteld en de beelden worden enkel ingezien op het moment dat daartoe aanleiding bestaat.

Overige gegevensdeling

Doel: Het delen van gegevens met derden op een manier die en/of voor een doeleinde dat op dit moment niet is voorzien.

Dit algemene proces is van toepassing op het delen van persoonsgegevens met derden voor een doel dat slechts incidenteel is en/of niet is voorzien op het moment van het opstellen van deze privacyverklaring.

De persoonsgegevens kunnen worden gedeeld met derden, indien hiervoor een wettelijke verplichting is. Dit kan bijvoorbeeld zijn als een overheidsinstantie op basis van een wettelijke bepaling persoonsgegevens bij ons opvraagt. Maar we kunnen ook persoonsgegevens incidenteel met derden delen als hiervoor een gerechtvaardigd belang bestaat.

Persoonsgegevens worden enkel gedeeld indien er sprake is van een doeleinde dat verenigbaar is met die doeleinden waarvoor de persoonsgegevens in eerste instantie zijn verzameld. Of er sprake is van verenigbaarheid zal te allen tijde streng worden beoordeeld.

Is er geen sprake van een verenigbaar doel? Dan mogen wij de persoonsgegevens alleen voor een ander doeleinde met derden delen als daarvoor toestemming is gegeven.

Ontvangers

Bovenstaand hebben wij per proces benoemd welke derde partijen mogelijk betrokken zijn bij de verwerking van uw persoonsgegevens. Hieronder vindt u een totaaloverzicht van deze partijen, met daarbij hun rol en contactgegevens. Op deze wijze zorgen wij dat u te allen tijde weet waar uw persoonsgegevens worden verwerkt.

Sommige derde partijen kunnen uw persoonsgegevens buiten de EU verwerken. Wij zorgen er dan altijd voor dat hiervoor de juiste (contractuele) maatregelen zijn getroffen, zoals de AVG voorschrijft. Een belangrijk onderdeel hiervan is dat wij zogenaamde “passende waarborgen“ treffen. Welke dat per ontvanger zijn, leest u hieronder.

Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wanneer onze organisatie wijzigt of onze processen wijzigen, kan dit gevolgen hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Wij zullen daarover altijd transparant met u communiceren. Indien nodig passen wij deze privacyverklaring aan. Bovenaan kunt u zien wat de ingangsdatum van deze privacyverklaring is.

Uw rechten

Wanneer wij uw persoonsgegevens verwerken, dan heeft u bepaalde rechten. Deze kunt u uitoefenen door een verzoek in te dienen en daarbij aan te geven welk recht (of welke rechten) u wilt uitoefenen. Hiervoor kunt u de contactgegevens gebruiken die u onderaan deze privacyverklaring vindt.

Let op dat u altijd duidelijk aangeeft wie u bent, zodat we zeker weten dat we geen gegevens van de verkeerde persoon aanpassen of verwijderen. Bovenstaande rechten zijn afhankelijk van de juridische grondslag, waarop wij de verwerking van uw persoonsgegevens baseren. Voor meer informatie over uw rechten verwijzen wij naar de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Tevens is het mogelijk dat wij onder bepaalde omstandigheden juridisch gezien geen opvolging kunnen geven aan uw verzoek. Bijvoorbeeld wanneer ons dit door de wet of een daartoe bevoegde instantie is verboden. Indien mogelijk informeren wij u hierover als u uw verzoek indient.

Wij zullen in principe binnen 1 maand aan uw verzoek voldoen. Deze termijn kan echter worden verlengd om redenen die verband houden met de specifieke rechten van betrokkenen of de complexiteit van het verzoek. Als wij deze termijn verlengen, zullen wij u daarvan tijdig te hoogte stellen.

U heeft de volgende rechten:

Recht op inzage

Wilt u weten welke persoonsgegevens Wagtmans van u verwerkt? Dan kunt u een inzageverzoek doen. Waarschijnlijk verwerken wij meerdere categorieën van persoonsgegevens van u en/of voor meerdere doeleinden. Mogelijk wenst u inzage in slechts een gedeelte van deze verwerkingen. Geef daarom bij uw verzoek aan waarin u precies inzage wilt hebben.

Recht op rectificatie

Blijkt dat uw persoonsgegevens bij Wagtmans onjuist, onvolledig of niet relevant zijn? Dan kunt u een aanvullend verzoek doen om uw gegevens te laten wijzigen of aanvullen. U kunt om rectificatie vragen als uw persoonsgegevens niet kloppen, niet compleet zijn, niet ter zake doen voor het doeleinde waarvoor ze zijn verzameld of als wij uw gegevens gebruiken op een wijze die volgens u in strijd is met de wet.

Recht op vergetelheid

U kunt, in een aantal gevallen, aan Wagtmans vragen om uw persoonsgegevens te wissen. Echter, wij vinden het belangrijk u te melden dat wij wellicht niet al uw gegevens kunnen of mogen wissen. Wij zullen u daar dan wel altijd over informeren.

Recht op dataportabiliteit

U kunt een beroep doen op het recht op dataportabiliteit (overdraagbaarheid van persoonsgegevens) als Wagtmans uw gegevens verwerkt omdat u daarvoor toestemming heeft gegeven. Of om een overeenkomst met u uit te voeren. Let op: dit geldt alleen voor gegevens die Wagtmans digitaal verwerkt, dus niet voor papieren bestanden.

Recht op beperking van de verwerking

In bepaalde situaties mag een organisatie uw persoonsgegevens niet meer gebruiken. Maar kan de organisatie de gegevens ook (nog) niet wissen. De organisatie moet dan tijdelijk stoppen met het gebruik van uw gegevens. Dit heet het recht op beperking van de verwerking. U kunt Wagtmans vragen om het verwerken van uw gegevens te beperken.

Recht van bezwaar

U heeft in twee situaties het recht aan Wagtmans te vragen uw persoonsgegevens niet meer te gebruiken. Dit heet het recht van bezwaar. Ten eerste als wij uw gegevens gebruiken voor direct marketing. Ten tweede kunt u bezwaar maken tegen het gebruik van uw persoonsgegevens vanwege uw specifieke situatie.

Recht van intrekken van toestemming

Verwerkt Wagtmans uw persoonsgegevens op basis van uw toestemming? Dan kunt u uw toestemming op ieder moment intrekken. Vanaf dat moment verwerken wij uw persoonsgegevens niet meer. Tenzij er (ook) een andere grondslag is om uw gegevens te verwerken.

Technische en organisatorische maatregelen

Beveiliging van persoonsgegevens is voor ons van groot belang. Om uw privacy te beschermen, nemen wij de volgende maatregelen:

Technische maatregelen:

• Het vermogen om op permanente basis de vertrouwelijkheid, integriteit, beschikbaarheid en veerkracht van de verwerkingssystemen en diensten te garanderen.
• Het vermogen om bij een fysiek of technisch incident de beschikbaarheid van en de toegang tot de persoonsgegevens tijdig te herstellen.
• Toegangscontrole: de toegang tot serverruimtes is beveiligd met een sleutel of chipkaart, kantoorruimtes met een alarm en laptops/computers zijn beveiligd met een wachtwoord.

Organisatorische maatregelen:

• Instructies aan het personeel om geen persoonsgegevens met derden te delen, tenzij expliciete toestemming daarvoor is gegeven van bijvoorbeeld de Functionaris Gegevensbescherming.
• Rollen en rechten toekennen in de gebruikte systemen.
• Datalekkenprotocol.

Klacht indienen

Als u een klacht in wilt dienen over het gebruik van uw persoonsgegevens, dan kunt u een e-mail sturen naar ln.negnirekezrevsnamtgawobfsctd-10e50d@luap. Wij pakken elke klacht intern op en communiceren dit verder met u.
Daarnaast heeft u te allen tijde het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthouder. In Nederland is dat de Autoriteit Persoonsgegevens.

Contactgegevens

Als u vragen hebt of wilt weten welke persoonsgegevens wij van u hebben, kunt u contact met ons opnemen. Zie de contactgegevens hieronder.

Wagtmans Verzekeringen
Raadhuisplein 2
4715 CN, Rucphen
Nederland
E-mailadres: ln.negnirekezrevsnamtgawobfsctd-7a2e2c@luap
Telefoon: +31 (0)165 384 445